Onderhands aanbesteden is anders dan openbare aanbesteding. Zoals bij de tweede alle denkbare bedrijven worden uitgenodigd om een offerte te leveren, is het eerste een manier om een eerste filter direct door te voren. Een beperkt aantal bedrijven wordt uitgenodigd om een offerte door te sturen, wat betekent dat niet iedereen mee kan doen in deze vorm van concurrentie.
Er zijn verschillen in onderhandse aanbestedingen. Ten eerste kan men enkelvoudig onderhands aanbesteden. Dit betekent dat de opdracht direct naar één bedrijf gaat. Dit is niet echt een aanbesteding omdat er geen vorm is van concurrenten, andere bedrijven krijgen op deze manier geen kans om de opdracht te krijgen. Het krijgen van een opdracht heet ‘gunnen’. Dit gebeurt vrijwel alleen als de opdrachtgever simpelweg het geld niet heeft om te investeren in een aanbestedingsproces. Ten tweede is er ook nog meervoudige onderhandse aanbesteding. Meerdere bedrijven krijgen een uitnodiging om een offerte op te sturen, maar deze zijn nog wel uitgekozen door het bedrijf. Dit gaat minstens over twee bedrijven en vaak niet meer dan tien.
Opdrachtgevers hebben zelf de keuzevrijheid om bedrijven te kiezen voor de onderhandse aanbestedingsprocedure, mits zij kan onderbouwen waarom de gekozen bedrijven zijn gekozen. Dit is volgens de aanbestedingswet uit 2012. Voor opdrachtgevers is het belangrijk dat er bij onderhands aanbesteden een grote kennis is van de markt. Dit om te voorkomen dat er alleen offertes worden opgevraagd bij dure, of onzorgvuldige bedrijven. Zo wordt een hoge prijs of lage kwaliteit voorkomen.
Bedrijven die niet gekozen zijn om mee te doen aan de onderhandse aanbesteding kunnen verzoeken dat de opdrachtgever ze toe laat tot de aanbestedingsprocedure. Dit kan de moeite waard zijn, maar houdt altijd in gedachten dat de opdrachtgever geen verplichtingen heeft en dus ook niet hoeft toe te geven.